Manajemen File dan Folder

Tujuan :

1. Mengelompokkan file-file ke dalam suatu folder. Misal :

• Mengelompokkan file-file pribadi di komputer warnet. Maka kita harus membuat folder atas nama pribadi untuk kemudian menaruh file pada folder tersebut.
• Dosen mengelompokkan file soal, file-file materi ngajar, file kuliah S3nya dalam folder yang berbeda.

2. Memisahkan file data dengan file lainnya. Misal :

• Memisahkan file hasil pekerjaan pada drive yang berbeda dengan file windows.
• Memisahkan file kegiatan kuliah dengan file-file dakwah.

3. Operasi File, seperti copy, pindah(move), hapus, simpan, mengganti nama file, membuat folder, dll.

Agar pengontrolan file tersebut mudah dan dapat digunakan secara optimal, diperlukan pemahaman penggunaan Windows Explorer. Untuk menjalankannya, melalui menu Start > My Computer

Membuat folder pada My Computer
Folder adalah ikon yang bentuknya seperti koper atau tas. Folder dimanfaatkan seperti koper untuk menyimpan kumpulan file-file. Dengan adanya folder directory, file-file dapat kamu organisasikan sehingga teratur. Selain itu, akan memudahkan dalam pencarian file. Folder dapat kamu buat pada desktop, drive C, drive D, atau pada lokasi lain sesuai dengan kehendak anda.

Untuk membuat folder pada deskop dilakukan dengan cara klik kanan mouse pada area deskop setelah itu akan muncul menu berikut :

Kemudian pilih menu New > Folder. Setelahnya beri nama folder tersebut sesuai dengan kebutuhan.

Lalu bagaimana jika ingin membuat folder pada drive D atau E?

Setelah kita memahami cara pembuatan folder, maka kemudian buatlah folder untuk kegiatan praktikum kita ini dan untuk praktek dikemudian hari setiap menyimpan file hendaknya diarahkan pada folder yang sudah ditetapkan.

Mengkopi file/folder ke flashdisk
Untuk melakukan proses ini, kita memerlukan bantuan Windows Explorer. Dari halaman ini, tampilkan terlebih dahulu lokasi/alamat file atau folder yang akan dicopi ke flashdisk. Kemudian klik kanan pada gambar file/folder yang dikopi pilih menu sent to... dan pilih nama flashdisk anda.

Organisasi Penggunaan File dan Folder :
1. Gunakanlah My Documents sebagai media penyimpan data. Mengapa? Karena :

• Folder My Documents HANYA BISA dibuka oleh LOGIN yang sama
• Mudah dicari : anda dapat mengakses my documents dari mana saja dan setiap kali kita akan melakukan save atau open dalam setiap aplikasi MS OFFICE selalu mengacu ke My Documents. Ini akan menyingkat waktu.
• Mudah dibackup : MS Windows mengistimewakan fasilitas backup untuk semua file/folder yang ada di My Documents

Namun tentunya anda tidak ingin jika terjadi kerusakan pada windows berefek pada file pekerjaan yang tidak dapat diakses. Lantas? Ada baiknya untuk memindah lokasi My Documents, adalah sebagai berikut :

• pada My Documents, klik kanan dan pilih Properties
• pada Target Folder Location, klik ikon Move dan pilih lokasi di mana anda akan meletakkan file-file pekerjaan anda.
• Sarannya adalah jangan di DRIVE C:
• klik apply

2. Gunakan penamaan file dan folder yang konsisten Apabila memungkinkan, gunakan nama yang umum dan gunakan singkatan apabila penamaan terlalu panjang.

3. Gunakan penamaan file dan folder yang singkat dan mudah apabila dilakukan proses pencarian (Search)

4. Pisahkan antara file-file dan folder PROSES dan ARSIP Maksudnya adalah file-file dan folder dalam My Documents hanya berisi file/folder pekerjaan yang anda sedang lakukan atau file-file yang sering anda akses. Selebihnya, agar tidak membebani My documents, file/folder yang jarang diakses sebaiknya dipisahkan dari My Documents dan dibuatkan folder tersendiri, misalnya ARSIP. Folder ini bisa dikategorikan berdasarkan waktu atau subjek.

5. Jangan membuat hirarki folder terlalu dalam.

Anda bisa mendownload dokumen pembelajaran ini dengan klik pada link berikut.
Download Materi Manajemen File dan Folder